Administrative-Registry Assistant, Brasilia, BRAZIL

Application Deadline : 18-Sep-18 (Midnight New York, USA)

Type of Contract : Service Contract

Starting Date : 01-Oct-2018

Duration of Initial Contract : 6months

O Administrative/Registry Assistant trabalha em colaboração com a equipe de Operações, Programa e projetos no Country Office e com outros funcionários da ONU para compartilhar informação e assegurar o fornecimento de um serviço consistente.
Sob a supervisão do Administrative Associate, o Administrative/Registry Assistant fornece apoio à unidade de operações executando uma variedade de processos administrativos padrão, assegurando um trabalho preciso e de alta qualidade. Ele ainda promove um método voltado ao cliente, de qualidade, e focado em resultados.Background

Duties and Responsibilities

Sumário das Principais Funções:

• Implementação de estratégias operacionais
• Apoio ao funcionamento efetivo e eficiente da unidade (unidade administrativa)
• Apoio aos serviços administrativos logísticos
• Apoio à manutenção do escritório e ao gerenciamento de bens
• Apoio ao compartilhamento e desenvolvimento de conhecimento
• Assegurar a implementação de estratégias operacionais, focando no cumprimento dos seguintes resultados:
• Cumprimento integral das atividades administrativas de acordo com as regras, regulamentos, políticas e estratégias da ONU/PNUD

1. Assegurar apoio administrativo e logístico eficaz, focando no cumprimento dos seguintes resultados:

• Cumprimento integral das atividades administrativas de acordo com as regras, regulamentos, políticas e estratégias da ONU/PNUD
• Contribuição para o mapeamento dos processos administrativos do CO e implementação dos procedimentos internos de operação padrão (SOPs).
• Apoio na organização de processos de compras incluindo a preparação de TORs quando necessário.
• Apoio administrativo à conferências, workshops e retiros.
• Follow up de prazos, compromissos firmados, ações tomadas e coordenação da coleta e submissão de relatórios para o supervisor da unidade.
• Contribuição na preparação de planos de trabalho administrativos e coletivos orientados para resultados.
• Organização de remessas, procedimentos para desembaraço aduaneiro, preparação de documentos para as remessas do PNUD (recebidas/enviadas), preparação de toda documentação necessária, implementação de ações de follow-up
• Assistência na preparação de orçamento, fornecimento de informações à auditoria.
• Manutenção do registro de gerenciamento de bens, preparação de relatórios;
• Manutenção dos arquivos e registros relevantes à manutenção do escritório;
• Fornecimento e apoio à manutenção dos serviços compartilhados e dos escritórios estaduais;
• Participação no treinamento administrativo para os funcionários de operações/projetos.
• Proporcionar assistência em outras atividades que venham a contribuir para os resultados dos serviços gerais.

2. Assegurar a manutenção do Sistema de Registro, Arquivo e Pouch com o foco em alcançar os seguintes resultados:

• Organização e manutenção do sistema de arquivo assegurando a custódia e gestão dos arquivos, a manutenção da lista de inventário do Arquivo Central e Arquivo Permanente;
• Organização e manutenção do sistema de registro eletrônico, realizando a identificação e catalogação e transmissão correta de acordo com o Sistema de Arquivamento Global do PNUD;
• Organização de remessas, preparação de documentos para as remessas do PNUD (recebidas/enviadas), preparação de toda documentação necessária, implementação de ações de follow-up.
• Elaboração de correspondência e relatórios relacionados às atividades do registro, poch e Arquivo Central e Permanente.
• Implementação e Manuntenção do Sistema Eletrônico para gerenciamento de Documentos Sharepoint
• Recebimento, registro, codificação e transmissão de faxes, cartas e outras correspondências recebidas para os departamentos/unidades/oficiais apropriados.
• Registrar e e enviar documentos e encomendas por pouch diplomático e distribuição subsequente.
• Distribuição e cobrança apropriada das agências que utilizam os serviços de pouch e registro do PNUD

Impact of Results

Os resultados das funções principais têm um impacto na eficiência da Unidade de Administração. Apresentações precisas de informações fortalecem a capacidade do escritório e promovem a imagem do PNUD/ONU como um contribuinte efetivo para o desenvolvimento do país.

Competências Coorporativas: 

• Demonstrar compromisso com a missão do PNUD, visão e valores;
• Apresentar sensibilidade e adaptabilidade cultural, de gênero, religião, raça, nacionalidade e idade

Competências Funcionais

• Conhecimento de gerenciamento e aprendizagem
• Compartilhar conhecimento e experiência
• Trabalhar ativamente a fim dar prosseguimento a aprendizagem e desenvolvimento do pessoal em uma ou mais áreas de prática, atuar no plano de aprendizagem e aplicar habilidades recém-adquiridas

Desenvolvimento e Eficácia Operacional

• Capacidade de realizar uma variedade de tarefas e processos de trabalho especializados ou não, totalmente documentados, pesquisados, registrados e relatados
• Habilidade de analisar uma variedade de dados, identificar e ajustar discrepâncias, identificar e resolver problemas operacionais
• Capacidade de realizar trabalhos de natureza confidencial e lidar com um grande volume de trabalho
• Bom conhecimento de regras e regulamentos de administração
• Habilidade muito desenvolvida de TI e Atlas
• Capacidade de fornecer insumos para reengenharia de processos de negócios e implementação de novos sistemas

Liderança e Auto-gerenciamento

• Focar nos resultados para o cliente e responder positivamente ao feedback
• Desevolver consistentemente o trabalho com energia e atitude positiva e construtiva
• Permanecer calmo, com controle e bom humor mesmo sob pressão

Required Skills and Experience

Educação

• Graduação em Arquivologia, Biblioteconomia, Logística, Administração ou áreas afins.

Experiência

• 05 anos de experiência em Registro/Arquivo de documentos.
• Experiência na utilização de computadores e pacotes de software de escritório (MS Word, Excel, etc.)
• Experiência no manejo de sistemas de gerenciamento baseados na web.

Idioma

• Fluência em Português
• Working knowledge em Inglês.

Observações adicionais: o/a candidato/a deverá ter nacionalidade brasileira ou cadastro junto a Previdência Social. Será necessário que o/a pessoa selecionada resida em Brasília. Apenas as candidaturas cadastradas no site do PNUD, link “Oportunidades” – “APPLY NOW”, tendo o formulário P11 do PNUD devidamente preenchido e enviado dentro do prazo, serão examinadas. Não serão emitidos recibos individuais de confirmação da candidatura devido ao volume de candidaturas. O PNUD está empenhado em garantir a diversidade da força de trabalho em termos de nacionalidade, gênero e cultura. Os indivíduos pertencentes a grupos minoritários, grupos indígenas e pessoas com deficiência são igualmente incentivados a se candidatar. Todas as candidaturas serão tratadas com sigilo.

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