Assistente Administrativo IV, Brasilia, Brazil

0
1065

Objetivo do programa

A Organização tem como missão essencial fortalecer os sistemas nacional e locais de saúde e melhorar a saúde dos povos das Américas, em colaboração com os Ministérios de Saúde, outras agências governamentais e internacionais, organizações não governamentais, universidades, agências de segurança social, grupos comunitários e muitos outros. A OPAS promove estratégias de cuidados primários de saúde, os quais alcançam a população em suas comunidades, para distribuir serviços de saúde para todos e para aumentar a eficiência na utilização de recursos escassos.

Resumo de responsabilidades

Sob a supervisão geral do Administrador e a supervisão direta da Oficial de Recursos Humanos, o funcionário é designado, mas não limitado, a desenvolver as seguintes atividades:

a) Fazer a gestão do sistema de controle de ponto: inclusão, exclusão, ajustes, parametrização, hierarquização, abonos, férias, etc. Análise da folha de ponto e reporte às respectivas entidades para cálculo da folha de pagamento; Assegurar a correta aplicação da legislação brasileira, regras e normas da Organização bem como diretivas vigentes no que diz respeito à assistência de pessoal e benefícios;

b) Analisar os informes das folhas de pagamento do pessoal contratado sob a legislação nacional assegurando o pagamento correto de salários e benefícios além dos cálculos de encargos sociais e taxas de administração (no caso de pessoal de agência, conforme contratos de terceirização de pessoal vigente). Arquivar documentos de respaldo de contratações, movimentações, pagamentos, benefícios e desligamentos para fins de consulta e auditoria;

c) Gerir contrato de terceirização de pessoal local bem no que tange ao instrumento administrativo vigente e garantir uma comunicação eficaz para o cumprimento das exigências da OPAS/OMS e do pessoal lotado na Representação no que tange ao cumprimento dos prazos e acordos coletivos bem como do controle de férias, licenças, afastamentos, abonos, horas-extras, planos de saúde e odontológico, entre outros;

d) Fazer mensalmente o pedido, o controle, a divisão e a entrega, aos funcionários e colaboradores contratados localmente dos benefícios de transporte e alimentação de acordo com os prazos e procedimentos administrativos vigentes;

e) Apoiar na logística dos eventos e programas da área de Recursos Humanos assegurando a qualidade, inovação, satisfação dos participantes bem como o devido registro e informe, quando necessário;

f) Buscar fornecedores e prestadores de serviços para os eventos e programas geridos pela área de Recursos Humanos além de buscar parcerias e convênios para a promoção da saúde, bem-estar e aprendizagem de funcionários e colaboradores;

g) Apoiar atividades de treinamento e desenvolvimento de pessoal identificando necessidades de capacitação, propondo atividades (sessões presenciais, à distância, workshops, grupos de trabalho, etc) para preencher as lacunas existentes; buscar profissionais/consultores internos e/ou externos para facilitar tais atividades; convocar e coordenar eventos de treinamento (infraestrutura, prestadores de serviço, participantes e facilitadores); organizar informações e reportar as atividades seja através de relatórios, apresentações e/ou nos sistemas designados;

h) Apoiar a Oficial de Recursos Humanos na comunicação interna, endomarketing e relatórios das atividades e programas desenvolvidos nos canais de comunicação disponíveis localmente e regionalmente;

i) Realizar solicitação, acompanhar e dar seguimento aos instrumentos administrativos vigentes para contratação de serviços e compra de produtos no sistema vigente e em conformidade com as regras e procedimentos estabelecidos pela Organização;

j) Realizar o atendimento aos aposentados da OPAS/OMS dando suporte a suas demandas e o devido encaminhamento quando necessário. Mantê-los sempre atualizados do andamento do processo. Enviar correspondências vindas do Escritório Central para os funcionários aposentados, licenciados e ex-funcionários;

k) Dar suporte as solicitações de auditoria interna e/ou externa nos temas relacionados à área de RH;

l) Trabalhar, em estreita colaboração, com os colegas de equipe e apoiar na realização das prioridades e dos objetivos do trabalho;

m) Executar outras tarefas correlatas, compatíveis com a sua função além de substituir outros membros da equipe, sempre que solicitado;

n) Realizar outras atividades correlatas, conforme demanda da Organização.

O PERFIL de RECRUTAMENTO

Competências Fundamentais

Ação Intrainstitucional (L02): Com seu comportamento, demonstra entender os valores e a missão da OPAS. Busca informação e atua com entendimento sobre as expectativas da Organização, ao mesmo tempo em que aprofunda o entendimento e a aplicação de suas políticas. Demonstra interesse e preocupação com as atividades relacionadas a seu trabalho, juntamente com a missão, os valores, a visão e as políticas da organização. Atua sistematicamente em conformidade com o Código de Ética da Organização.

Comunicação (L02): Estabelece e participa ativamente de diálogos produtivos sobre o trabalho dentro e fora da Organização, além de ajudar na construção de consenso. Busca compartilhar informações com outros dentro da organização, tanto pessoalmente quanto utilizando sistemas de tecnologia de comunicação e informação, conforme o caso.

Trabalho em equipe (L01): Constrói e mantém relações interpessoais produtivas, baseadas em confiança, dentro da Organização. Participa de boa vontade, apóia as decisões da equipe, é um bom membro de equipe, faz sua parte do trabalho.

Orientação a serviço (L02): Acompanha as dúvidas, solicitações e reclamações dos clientes. Mantém o cliente atualizado sobre o progresso do projeto. Monitora a satisfação do cliente.

Gestão do desempenho (L02): Mantém-se concentrado em alcançar os objetivos. Identifica e toma ações concretas por iniciativa própria para melhorar o desempenho do trabalho e as competências necessárias.

Gerenciamento de informação – (L02): Garante que se obtenha, processe, selecione e divulgue informações relevantes na área de trabalho. Treina para utilizar a tecnologia do processamento da informação em relação à área de trabalho em uma maneira lógica e organizada a fim de facilitar a difusão de informação uniforme, válida e precisa. Está a par das últimas tecnologias para processar as informações relevantes na área de trabalho e avalia as suas vantagens e desvantagens.

Educação (qualificações)

Essencial: Cursando graduação em Administração, Recursos Humanos, Contabilidade ou áreas afins, a partir do 5º semestre.

Experiência

Essencial: Três anos de experiência em atividades administrativas sendo pelo menos 2 anos na área de recursos humanos com foco na legislação trabalhista, controle de assistência (ponto), folha de pagamento e benefícios. Desejável: Experiência em organismos internacionais, especialmente no sistema das Nações Unidas. Experiência em treinamento e desenvolvimento será considerada um diferencial.

Idiomas

Essencial: Sólido conhecimento em português. Conhecimento avançado em inglês.

Desejável: Conhecimento avançado em Espanhol.

IT Conhecimento

Habilidade demonstrada para utilizar efetivamente softwares tais como Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint SharePoint e Outlook. Outras habilidades em tecnologia da informação e conhecimento de sistemas integrados de gestão de recursos humanos e de gestão de assistência (ponto eletrônico) serão uma vantagem.

 

Gostou? Inscreva-se aqui.

COMPARTILHAR
Internacionalista, mineira, radicada no Rio de Janeiro desde 2012. Idealizadora/Fundadora do What's Rel? (2011). Business Development Latin America para uma empresa canadense de engenharia, sócia da PAR Consultoria, e grande entusiasta da carreira de R.I. :)

DEIXE UMA RESPOSTA

Please enter your comment!
Please enter your name here