Efetivo – PCD – Assistente de Gerência – Abbvie – São Paulo, SP

• Apoio com relação a administração de contratos de prestação de serviços (inserção de contratos na base do jurídico, arquivo, controle de assinaturas, governança sobre os vencimentos e etc)
• Gerenciamento do processo de compras (material): emissão do pedido de compra, auxilio na escolha e cotação de material, definição do fornecedor, cadastro do fornecedor no sistema de compras, recebimento do material e pagamento.
• Gerenciamento do processo de compras (Prestação de Serviços e HCP): preparação de documentação necessária conforme procedimentos específicos (cálculo de honorários em ferramenta, aprovação no sistema de compliance, processo contratual), pedido de compra, recebimento do documento fiscal e pagamento.
• Viabilização e acompanhamento dos pagamentos (abertura do pedido de compras, encaminhamento da NF e etc), verificação das pendências de pagamentos e solicitação de cadastro de fornecedores.
• Encaminhamento, recebimento e triagem de correspondências dos integrantes da Diretoria e Gerências.
• Apoio as gerências na gestão orçamentária das áreas e  reporte ao financeiro dentro do calendário corporativo.
• Apoio na organização de eventos / reuniões (cotação, organização da logística, providências de infra-estrutura e etc).
• Compra e controle do material de escritório da Área
• Solicitação, organização de viagens para a equipe (passagens, hotéis, aluguel de veículo e etc)
• Apoio na integração e distribuição de tarefas administrativas aos jovens aprendizes (se houverem)
• Apoio ao time de campo sobre dúvidas operacionais de processos de contratação, viagens e políticas relacionadas a eventos e compra de materiais;
• Controlar agenda de compromissos seguindo critérios estabelecidos pelo Gerente.
• Triar ligações telefônicas e/ou contatos nacionais e internacionais, solucionando questões respeitando sua alçada de atuação, e realizando os encaminhamentos necessários.
• Executar todas as rotinas administrativas referentes a arquivos e controles diversos.
• Fornecer apoio logístico em reuniões e eventos.
• Providenciar e controlar reembolsos de despesas, pagamentos e requisições de compras.
• Fornecer apoio administrativo a equipe da área.
• Cumprir as políticas e procedimentos referentes à sua atividade de acordo com as premissas de Classe A.
• Conduzir as ações e decisões sob responsabilidade do cargo respeitando o Código de Conduta Comercial da empresa.
• Fornecer sustentação para as políticas e práticas de EHS (segurança, saúde e meio ambiente), participando e apoiando as ações da área.

• Superior completo em Secretariado, Letras, Administração de Empresas ou áreas afins.
• Inglês Básico/Intermediário (para atendimento e encaminhamento de pessoas)

• Pacote Office
• Gestão de Processos
• Gestão de Projetos será um diferencial

• Experiência prévia como assistente

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