Efetivo – Assist. Administrativo – GIZ Brazil – Brasília, DF

Processos administrativos:

• Facilitar a boa comunicação e colaboração entre o projeto (escritórios no Brasil, Chile, Paraguai/Peru e Equador), e o Núcleo Administrativo e a Agência (no Brasil), bem como os setores administrativos de outras Agências da GIZ na região;
• Manter atualizada e acompanhar mudanças em toda a documentação administrativa do projeto, incluindo inventário dos bens nos diferentes escritórios;
• Apoiar no acompanhamento dos processos de contratação de consultorias e prestação de serviços, verificação de pendências/inconsistências. Isso inclui a realização de contratos de prestação de serviço para bom funcionamento e manutenção dos escritórios, bem como a organização de documentos para pagamento de contratos de prestação de serviço e contas, inclusive coletar assinaturas necessárias;
• Prover apoio logístico e manutenção dos escritórios, que pode incluir a realização / acompanhamento de aquisições em coordenação com outras Agências.
• Apoiar no acompanhamento do processo do controle interno e atender as demandas de informação junto ao Núcleo Administrativo e Agência no Brasil, bem como outras Agências;
• Atualizar e monitorar, com a supervisão da equipe técnica, a planilha de eventos / treinamentos e contratos, e respectivos pagamentos como entrega de produtos junto a equipe técnica e Núcleo Administrativo e/o agências;
• Gestão de conhecimento e comunicação:
• Apoiar na coordenação da agenda da equipe do projeto: organizar, moderar, apresentar e sistematizar as reuniões de equipe, incluído o acompanhamento dos encaminhamentos;
• Protocolar, receber, registrar e acompanhar a entrada e saída de documentos;
• Manter as bases de dados / cadastros e/ou listas de contatos do projeto atualizadas (parceiros, consultores, equipe, etc.) e outros documentos relevantes (p. ex. organograma);
• Apoiar à gestão de conhecimentos e sistematização de resultados e produtos arquivados no servidor do Projeto junto aos assessores/as técnicos/as;
• Apoiar na administração do arquivo físico e digital de pastas sob responsabilidade do projeto de acordo com as normas da GIZ;
• Apoiar a equipe técnica na pesquisa de informações gerais e redação de textos informativos;
• Apoio logístico
• Apoiar a organização de reuniões, eventos, seminários, oficinas, sempre em coordenação com a equipe e em comunicação com o Núcleo Administrativo da GIZ;
• Apoiar a equipe na organização de viagens, reembolsos/prestação de contas de viagem (do diretor, assessores/as técnicos/as e parceiros do projeto);
• Realizar outras tarefas de assistência atribuíveis à função, conforme orientações do superior e em cumprimento do Manual Operacional e outras orientações da empresa.

Requisitos desejados:

• Experiência em atendimento ao público e/ou processos administrativos;
• Experiência prévia em trabalho em equipe.
• Experiência em processos da GIZ será um diferencial;
• Conhecimento de rotinas administrativas envolvendo logística;
• Domínio completo do pacote MS-Office;
• Fluência em português, com conhecimentos da língua espanhola (obrigatório) e da língua inglesa (será um diferencial).
• Motivação de trabalhar em equipe, com iniciativa e dinamismo;
• Flexibilidade em reagir a situações e demandas prioritárias e urgentes;
• Excelente comunicação oral e escrita (objetiva, estruturada), organização, agilidade, proatividade;
• Dedicação, responsável, detalhista e comprometido(a) no cumprimento com qualidade em na datas limite;
• Habilidade para trabalhar sob pressão e com uma lógica estruturada.
• Formação superior completa, em administração, contabilidade, relações internacionais, economia, gestão governamental ou áreas correlatas;

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