Efetivo – Assist. Administrativo – GIZ Brazil – Brasília, DF

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vagas relaçoes internacionais
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Assistente Administrativo(a) – Anticorrupção OLACEFS

GIZ Brazil
Brasília, DF

Descrição:

Processos administrativos:

  • Facilitar a boa comunicação e colaboração entre o projeto (escritórios no Brasil, Chile, Paraguai/Peru e Equador), e o Núcleo Administrativo e a Agência (no Brasil), bem como os setores administrativos de outras Agências da GIZ na região;
  • Manter atualizada e acompanhar mudanças em toda a documentação administrativa do projeto, incluindo inventário dos bens nos diferentes escritórios;
  • Apoiar no acompanhamento dos processos de contratação de consultorias e prestação de serviços, verificação de pendências/inconsistências. Isso inclui a realização de contratos de prestação de serviço para bom funcionamento e manutenção dos escritórios, bem como a organização de documentos para pagamento de contratos de prestação de serviço e contas, inclusive coletar assinaturas necessárias;
  • Prover apoio logístico e manutenção dos escritórios, que pode incluir a realização / acompanhamento de aquisições em coordenação com outras Agências.
  • Apoiar no acompanhamento do processo do controle interno e atender as demandas de informação junto ao Núcleo Administrativo e Agência no Brasil, bem como outras Agências;
  • Atualizar e monitorar, com a supervisão da equipe técnica, a planilha de eventos / treinamentos e contratos, e respectivos pagamentos como entrega de produtos junto a equipe técnica e Núcleo Administrativo e/o agências;
  • Gestão de conhecimento e comunicação:
  • Apoiar na coordenação da agenda da equipe do projeto: organizar, moderar, apresentar e sistematizar as reuniões de equipe, incluído o acompanhamento dos encaminhamentos;
  • Protocolar, receber, registrar e acompanhar a entrada e saída de documentos;
  • Manter as bases de dados / cadastros e/ou listas de contatos do projeto atualizadas (parceiros, consultores, equipe, etc.) e outros documentos relevantes (p. ex. organograma);
  • Apoiar à gestão de conhecimentos e sistematização de resultados e produtos arquivados no servidor do Projeto junto aos assessores/as técnicos/as;
  • Apoiar na administração do arquivo físico e digital de pastas sob responsabilidade do projeto de acordo com as normas da GIZ;
  • Apoiar a equipe técnica na pesquisa de informações gerais e redação de textos informativos;
  • Apoio logístico
  • Apoiar a organização de reuniões, eventos, seminários, oficinas, sempre em coordenação com a equipe e em comunicação com o Núcleo Administrativo da GIZ;
  • Apoiar a equipe na organização de viagens, reembolsos/prestação de contas de viagem (do diretor, assessores/as técnicos/as e parceiros do projeto);
  • Realizar outras tarefas de assistência atribuíveis à função, conforme orientações do superior e em cumprimento do Manual Operacional e outras orientações da empresa.

Requisitos desejados:

  • Experiência em atendimento ao público e/ou processos administrativos;
  • Experiência prévia em trabalho em equipe.
  • Experiência em processos da GIZ será um diferencial;
  • Conhecimento de rotinas administrativas envolvendo logística;
  • Domínio completo do pacote MS-Office;
  • Fluência em português, com conhecimentos da língua espanhola (obrigatório) e da língua inglesa (será um diferencial).
  • Motivação de trabalhar em equipe, com iniciativa e dinamismo;
  • Flexibilidade em reagir a situações e demandas prioritárias e urgentes;
  • Excelente comunicação oral e escrita (objetiva, estruturada), organização, agilidade, proatividade;
  • Dedicação, responsável, detalhista e comprometido(a) no cumprimento com qualidade em na datas limite;
  • Habilidade para trabalhar sob pressão e com uma lógica estruturada.
  • Formação superior completa, em administração, contabilidade, relações internacionais, economia, gestão governamental ou áreas correlatas;

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