Sobre a vaga
O/A Assistente de Projetos dará suporte em uma série de atividades administrativas relacionadas aos projetos realizados no território do Araguaia, incluindo projetos das estratégias de agricultura, água, restauração, dentre outros.
Principais funções
O/A Assistente de Projetos irá desempenhar uma série de atividades administrativas, incluindo: organizar e distribuir correspondências, organizar e manter arquivos, compras, apoiar na manutenção de equipamentos, trabalhar com fornecedores, na elaboração de contratos, organização de viagens e eventos, dentre outros. Poderá organizar viagens nacionais e internacionais e agenda do supervisor. Poderá organizar e coordenar logística de reuniões e poderá dar suporte na organização de eventos. O/A Assistente poderá se comunicar em nome do supervisor com público interno e externo, incluindo equipe, parceiros, funcionários do governo e doadores. Poderá organizar atividades relacionadas ao programa/projetos, e poderá dar suporte no desenvolvimento de materiais e correspondência do programa/projetos. Irá utilizar os sistemas e recursos disponíveis para apoiar a tomada de decisão e resolução de problemas. Terá interação frequente com a equipe do programa e também com outras equipes dentro da TNC, além de fornecedores e parceiros.
Responsabilidades e competências
- Seguir nosso Código de Conduta e demonstrar consistentemente os Valores da TNC;
- Não irá supervisionar a equipe, mas poderá apoiar e planejar as atividades e trabalhar diretamente com estagiários e voluntários;
- Priorizar tarefas na ausência do supervisor e tomar decisões no dia-a-dia considerando o escopo das atividades administrativas dos projetos, as funções serão realizadas de acordo com os regimentos, normas e práticas da TNC, o supervisor irá apoiar e resolver problemas e questões específicas do projeto;
- Terá responsabilidade financeira limitada, incluindo atividades como processar notas fiscais, preparar formulários para elaboração de contratos, envio de pagamentos, compras, ou elaboração de relatórios de viagens e despesas;
- Poderá desempenhar atividades com a equipe em projetos específicos;
- Apoiar as equipes na elaboração, revisão e atualização periódica de planos de trabalho
- Cumprir com normas da TNC nos processos administrativos internos, horas de trabalho, e regras de viagem.
Requisitos
- Grau técnico e experiência em função similar ou combinação entre formação e experiência equivalente;
- Experiência em administrar atividades diversas de forma a cumprir prazos;
- Experiência em prover suporte administrativo, incluindo: organização de arquivos, equipamentos, organização de eventos, organização de viagens, dentre outros;
- Experiência em trabalhar e se comunicar com um amplo espectro de pessoas;
- Experiência em escrever, editar e revisar arquivos escritos e arquivos digitais.
Qualificações desejáveis
- Formação em Administração, Gestão de Projetos, ou áreas equivalentes, ou formação relacionada à conservação com experiência em atividades administrativas;
- Domínio de inglês ou espanhol não é requerido, mas é desejável. Terá que manejar documentos internos e formulários em inglês, então algum conhecimento do idioma é desejável;
- Habilidade para analisar informações disponível para os temas dos projetos e gestão da equipe para fins de elaboração de relatórios e solução de problemas
- Habilidade em gestão de banco de dados
- Habilidade em gestão de projetos
- Familiaridade e atenção com linguagem corporativa padrão;
- Excelente capacidade em relacionamento com atores internos e externos, especialmente prestadores de serviços e parceiros;
- Fortes habilidades organizacionais e atenção a detalhes.
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