Principais funções:
- Implementação de atividades operacionais, e técnicas quando necessário, dos projetos da área;
- Realização de serviços administrativos e logísticos (arquivo, viagens e compras) que garantam o funcionamento diário da Unidade;
- Garantir o cumprimento integral das atividades administrativas de acordo com as regras e regulamentos, políticas e procedimentos do PNUD e da ONU;
- Apoio à elaboração e acompanhamento das operações administrativas da Unidade de DH usando as ferramentas de gerenciamento existentes no PNUD para o controle administrativo, financeiro e orçamentário;
- Acompanhamento de prazos, compromissos assumidos e coordenação da coleta e apresentação de relatórios à chefe da unidade;
- Apoio ao funcionamento eficaz e eficiente da Unidade de Desenvolvimento Humano.
Garantir apoio técnico, financeiro, administrativo e logístico eficaz para a unidade do RDH, com foco nos seguintes resultados:
Administração, Orçamento e Finanças:
- Apoiar o controle orçamentário e financeiro dos projetos, elaborando relatórios e revisões financeiras sempre que necessário, por meio do sistema Atlas, Excel e outras ferramentas disponíveis;
- Apoiar os gestores de projetos da Unidade nos processos de compras, licitação e contratos;
- Providenciar ações necessárias para fornecedores e acompanhar a sua devida aprovação, efetivação e atualização no sistema;
- Preparar, acompanhar e providenciar documentação de pagamentos tipo non-PO voucher (cotações, memorandos e documentos de apoio);
- Preparar, acompanhar e providenciar documentação de requisições de bens e serviços;
- Acompanhar a entrega de produtos e execução dos contratos, incluindo prazos;
- Apoiar a formulação de documentos para os processos de contratos SCs e ICs, e acompanhá-los, monitorando sua duração e termos;
- Executar outras tarefas relacionadas quando solicitada/o.
Administração geral:
- Executar tarefas relacionadas à gestão documental, registro de cartas, correspondências, memorandos, arquivos dos projetos, entre outros similares;
- Responsável pela gestão de arquivos e registros (eletrônicos e físicos) relevantes para o escritório, mantendo-os atualizados e organizados;
- Prestar assistência na organização e realização de eventos, reuniões, seminários, conferências, treinamentos, encontros técnicos e workshops;
- Responsável pela gestão do sistema de viagens, gerando planos de viagem, pagamento de diárias, envio de roteiros, prestação de contas, relatórios de viagens e procedimentos necessários;
- Participar de treinamentos realizados pelas equipes de operações e projetos;
- Apoio à gestão e sistematização do conhecimento da Unidade, bem como do seu compartilhamento entre a equipe e o PNUD;
- Executar outras tarefas relacionadas quando solicitada/o.
Programa e projetos:
- Participar de eventos, seminários, workshops e reuniões;
- Elaborar atas, minutas, relatorias, transcrições de eventos e documentos similares;
- Executar revisões de texto, incluindo forma, layout e conteúdo, quando necessário, de produtos diversos tais como publicações, websites, apresentações, entre outros;
- Apoiar a elaboração de documentos técnicos e produtos de conhecimento, tais como: apresentações power point/prezi, relatórios, briefings, talking points, clippings, diagnósticos, entre outros;
- Apoiar a elaboração, armazenamento e distribuição de publicações (geração de ISBN, ficha técnica, ficha catalográfica, bibliografia, entre outros);
- Apoiar ações de captação de recursos;
- Executar outras tarefas relacionadas quando solicitada/o.
Suporte administrativo e técnico eficiente, incluindo insumos técnicos aos projetos, tem um impacto direto na eficiência, eficácia, qualidade e implementação dos produtos da Unidade de Desenvolvimento Humano.
Educação:
- Graduação em Administração, Ciências Sociais, Relações Internacionais, Economia ou áreas afins.
Experiência:
- 4 anos de experiência relevante em atividades operacionais, logísticas e administrativas;
- 1 ano de experiência relevante em suporte e/ou gestão de projetos;
- Experiência relevante em organização de eventos;
- Experiência no uso de computadores e Pacote Office (MS Word, Excel, etc.).
- Desejável:
- Experiência em Excel avançado;
- Experiência com indicadores socioeconômicos e/ou ambientais;
- Experiência com elaboração, revisão e editoração de publicações.
Idiomas:
- Inglês intermediário.
- Conhecimentos em espanhol são desejáveis.
Inscrições até o dia 22 de agosto de 2018.
Inscreva-se aqui.
